POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Última Actualización: [01/03/2025]

 

1. OBJETO DE LA POLÍTICA

 

La presente Política de Privacidad regula la recolección, uso, almacenamiento, circulación y supresión de los datos personales que TMSOFT trate en el desarrollo de sus actividades comerciales y prestación de servicios, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias.

Esta política complementa los Términos y Condiciones (TyC) de TMSOFT. Al utilizar los productos y servicios de TMSOFT, el titular de los datos declara que ha leído, entendido y aceptado tanto los TyC como esta Política de Privacidad

 

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

• Razón social: Tmsoft SAS

• NIT: 900.293.377

• Domicilio: Bogotá, Colombia

• Correo electrónico: [email protected]

• Teléfonos:  +57 333 600 3000

En lo sucesivo, “TMSOFT” o “el Responsable”.

 

3. DEFINICIONES RELEVANTES

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, origen étnico, convicciones religiosas, datos de salud, etc.).

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política se aplica al tratamiento de datos personales que TMSOFT realice en virtud de:

1. Información proporcionada directamente por clientes o usuarios que se registren en la plataforma de TMSOFT (por ejemplo, Anywhere Voice, Anywhere MYBC, Anywhere Call, Anywhere Call Operator, Nébula Loqui, Nébula World), ya sea para uso personal o empresarial.

2. Información de terceros (por ejemplo, usuarios finales, contactos de los clientes, etc.) que los clientes de TMSOFT suban o gestionen en la plataforma, siempre y cuando TMSOFT actúe como Encargado del Tratamiento.

3. Información recopilada mediante el uso de cookies, herramientas de analítica web y plataformas publicitarias de terceros.

 

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

TMSOFT tratará los datos personales para las siguientes finalidades principales:

1. Prestación de Servicios en la Nube y Comunicaciones Unificadas: Permitir el registro, administración y operación de las funcionalidades ofrecidas (telefonía IP, mensajería, administración de llamadas, etc.).

2. Gestión Comercial y Facturación: Facilitar la suscripción de planes, procesar pagos, emitir facturas, gestionar cobros y atender solicitudes de soporte comercial.

3. Soporte Técnico y Atención al Cliente: Atender consultas, incidencias y solicitudes que el titular o usuario presente acerca de los servicios de TMSOFT.

4. Mejora y Desarrollo de la Plataforma: Realizar análisis de uso, pruebas y mantenimiento de la plataforma para optimizar la calidad y funcionalidad de los servicios.

5. Marketing y Publicidad: TMSOFT podrá enviar al Titular información promocional, novedades, encuestas o invitaciones a eventos, siempre que este no haya manifestado su oposición. En cualquier momento, el Titular podrá darse de baja (opt-out) de las comunicaciones publicitarias, sin perjuicio de aquellas que sean estrictamente necesarias para el servicio. Para ejercer este derecho, el Titular deberá contactar a TMSOFT a través de los canales de servicio al cliente (correo electrónico [email protected] o la línea telefónica +57 333 600 3000), indicando su voluntad de no recibir más mensajes de marketing. TMSOFT procederá a excluirlo de sus listas de envío en el menor plazo posible, conforme con las normas aplicables.

6. Cumplimiento Legal: Cumplir con normas locales e internacionales, cooperar con autoridades competentes o atender órdenes judiciales en caso de requerirse.

Datos Sensibles: TMSOFT no solicita, ni requiere expresamente datos sensibles de sus usuarios. Si el titular decide proveerlos, es bajo su cuenta y riesgo.

 

6. TRATAMIENTO DE DATOS DE TERCEROS (ENCARGO DE TRATAMIENTO)

Cuando el Usuario (cliente de TMSOFT) suba o administre datos de terceros en la plataforma (por ejemplo, listados de contactos o bases de datos de clientes finales), TMSOFT actuará como

Encargado del Tratamiento. En estos casos:

• El Usuario reconoce ser el Responsable del Tratamiento de dichos datos y manifiesta que cuenta con las autorizaciones y legitimaciones necesarias para tratarlos.

• TMSOFT no utilizará dichos datos para finalidades distintas a las derivadas del contrato de prestación de servicios, salvo medie instrucción expresa del Usuario o exigencia legal.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tratados por TMSOFT tienen los siguientes derechos:

1. Acceder a sus datos personales que estén bajo custodia de TMSOFT.

2. Rectificar y actualizar sus datos personales cuando estén incompletos o inexactos.

3. Solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.

4. Ser informado respecto del uso que TMSOFT les ha dado a sus datos.

5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por presuntas infracciones a la Ley 1581 de 2012.

8. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

Para ejercer los derechos mencionados, el titular o su apoderado podrá:

1. Enviar una solicitud al correo electrónico [email protected], indicando el motivo (consulta, reclamación, actualización o supresión).

2. Llamar a los teléfonos de contacto de TMSOFT  +57 333 600 3000 para obtener orientación.

Plazos de Respuesta:

• Las consultas se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días adicionales previa notificación.

• Las reclamaciones se resolverán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibo, prorrogables por ocho (8) días más cuando medien justas causas y se informe oportunamente.

 

9. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

TMSOFT utiliza infraestructura tecnológica que puede estar alojada en servidores ubicados fuera de Colombia o servicios de terceros proveedores (por ejemplo, para hosting, respaldo de información, mensajería digital). Por tanto, El titular autoriza de manera expresa la transferencia y/o transmisión de sus datos a estos servidores o servicios en el exterior, con la finalidad de prestar los servicios contratados.

 

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TMSOFT adopta las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso, uso o divulgación no autorizada. No obstante, el titular entiende que ninguna transmisión por Internet es completamente segura y que TMSOFT no puede garantizar la inexistencia absoluta de riesgos.

 

11. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

TMSOFT puede usar cookies, etiquetas de píxel y otras tecnologías de análisis para:

• Mejorar la experiencia de usuario y recordar preferencias de navegación.

• Realizar mediciones de tráfico, segmentación publicitaria y marketing.

El titular puede configurar su navegador para rechazar las cookies. Sin embargo, esto podría afectar la plena funcionalidad de la plataforma.

 

12. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán tratados durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad para la cual fueron recopilados, respetando los períodos de retención exigidos por la ley. Cuando los datos dejen de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades, se procederá a su supresión o se mantendrán bloqueados conforme a lo dispuesto por la normativa aplicable.

 

13. DATOS DE MENORES DE EDAD

Los servicios de TMSOFT no están dirigidos a menores de edad. TMSOFT no recaba conscientemente datos personales de menores de edad sin autorización de sus padres o representantes legales. En caso de identificar un registro de un menor sin las debidas autorizaciones, TMSOFT procederá a la eliminación de tales datos.

 

14. ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA

TMSOFT se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Se notificará a los titulares a través de la página web oficial (www.nebula123.com) o mediante los datos de contacto proporcionados, indicando la fecha de la última modificación. El uso continuado de los servicios tras la publicación de los cambios implicará la aceptación de la nueva versión.

 

15. LEGISLACIÓN APLICABLE Y CONTACTO

Esta política se rige por la normativa colombiana en materia de protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. En caso de controversias, el titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o la autoridad que la sustituya.

Para cualquier duda o solicitud relacionada con la protección de datos, el titular puede contactar a: Tmsoft SAS, Correo electrónico: [email protected],Teléfonos: +57 333 600 3000.