Identificación del responsable del Tratamiento

Responsable: TMSOFT S.A.S.
NIT: 900.293.377-2
Domicilio principal: Bogotá D.C., Colombia
Correo de contacto para datos personales: [email protected]

Canales de atención:
Formulario de contacto en nebula123.com |
Teléfono: +57 333 600 3000 |
Correo: [email protected]

Esta Política aplica al sitio web nebula123.com, sus subdominios y a los servicios digitales asociados (las “Plataformas”). Nebula es un servicio prestado por TMSOFT S.A.S.
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se incorpora por referencia a los Términos y Condiciones de Nebula y hace parte integral del contrato celebrado con nuestros Clientes.

Alcance y base legal

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales recolectados por Nebula a través del sitio nebula123.com, sus aplicaciones, API y canales de atención.
Cuando actuamos como encargados por cuenta de nuestros Clientes, el tratamiento se rige por las instrucciones del Cliente y el DPA.

Doble rol en el tratamiento:
TMSOFT S.A.S. actúa como Responsable del tratamiento respecto de los datos personales recolectados a través de nebula123.com y sus subdominios para la gestión del sitio, atención de consultas y relación comercial.

Cuando prestamos servicios de mensajería, llamadas telefónicas, correo electrónico, WhatsApp Business u otras funcionalidades de Nebula por cuenta de nuestros Clientes, tratamos datos personales en calidad de Encargado.
En ese escenario, el Cliente es el Responsable del tratamiento y nosotros seguimos sus instrucciones lícitas y documentadas, conforme a esta Política y los Términos y Condiciones.

Como Encargado, limitamos el tratamiento a las finalidades encomendadas; aplicamos medidas de seguridad apropiadas; podemos vincular Subencargados bajo obligaciones equivalentes; realizamos las transmisiones y, cuando aplique, transferencias internacionales necesarias para prestar el servicio; y, a la terminación de la relación, procederemos a devolver o suprimir los datos tratados por cuenta del Cliente, conservando únicamente la mínima información requerida para fines probatorios, de auditoría y cumplimiento legal.

Aceptación de los Términos

3.1 Consentimiento contractual

El uso de la plataforma Nebula ("nebula123.com", "nosotros" o la "Plataforma") constituye la aceptación plena de estos T&C y de la Política de Privacidad.
La aceptación se entiende realizada cuando el usuario/cliente (el "Cliente")
(i) selecciona las casillas de aceptación al registrarse,
(ii) continúa usando el servicio, o
(iii) integra nuestras APIs.

3.2 Incorporación por referencia

La Política de Privacidad publicada en nuestro sitio web forma parte del presente contrato con el mismo alcance y fuerza obligatoria de estos T&C.
Cualquier referencia al “Contrato” incluye, además de estos T&C, la Política de Privacidad y el Anexo de Encargo de Tratamiento de Datos (DPA) cuando aplique.

3.3 Orden de prelación en materia de datos personales

En caso de conflicto entre estos T&C y la Política de Privacidad exclusivamente en aspectos de tratamiento de datos personales, prevalecerá la Política de Privacidad.
Si existiere DPA/Anexo de Encargo suscrito con el Cliente, prevalecerá el DPA sobre la Política de Privacidad y los T&C en lo relativo al tratamiento.

3.4 Divulgación y acceso

El Cliente declara haber leído y comprendido la Política de Privacidad disponible en nuestro sitio web y se compromete a comunicarla a sus usuarios finales cuando corresponda.

Definiciones clave

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej., salud, orientación sexual, datos biométricos).
• Titular: Persona natural a la que se refieren los datos.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Responsable/Encargado: Quien decide sobre la base de datos y quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable, respectivamente.

Principios para el Tratamiento

Tratamos los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Las bases jurídicas incluyen:
(i) consentimiento;
(ii) necesidad contractual;
(iii) cumplimiento de obligaciones legales; y
(iv) interés legítimo cuando proceda y sea compatible con los derechos del titular.

Datos que recolectamos

Dependiendo de tu relación con nebula123.com, podemos tratar:

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, correo, teléfono, dirección.
• Datos transaccionales y de servicio: contenido de solicitudes, historial de uso, preferencias, tickets de soporte.
• Datos de navegación: direcciones IP, identificadores de dispositivo, páginas visitadas, cookies y tecnologías similares.
• Facturación y pagos: datos necesarios para procesar cobros a través de terceros, pasarelas de pago. (No almacenamos datos completos de tarjetas).
• Atención al cliente: grabaciones o registros de interacciones cuando aplique.
• Proveedores y aliados: datos de representantes y contactos.

No solicitamos datos sensibles ni de menores de edad de manera general.

Podemos tratar, entre otros, datos de identificación y contacto; datos de uso de la Plataforma; datos transaccionales; y metadatos técnicos.

Finalidades:
(i) prestación, mantenimiento y mejora del servicio;
(ii) soporte y comunicaciones transaccionales;
(iii) facturación y cobranza;
(iv) seguridad, prevención de fraude e incidentes;
(v) analítica y desarrollo de productos;
(vi) comunicaciones comerciales (con base jurídica válida y mecanismos de opt out);
(vii) cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.

Finalidades del Tratamiento

1. Prestación del servicio: crear y administrar cuentas, proveer funcionalidades de las Plataformas, atender solicitudes y reclamos.
2. Soporte y mejora: diagnóstico de incidentes, analítica de uso, pruebas de rendimiento y seguridad.
3. Relación comercial y contractual: gestión de pedidos, facturación, cobros, pagos y cumplimiento de obligaciones legales.
4. Comunicaciones: envío de notificaciones del servicio. Envíos comerciales o publicitarios se realizarán únicamente con tu autorización (opt out disponible).
5. Prevención del fraude y seguridad: autenticación, monitoreo, gestión de riesgos y cumplimiento normativo.
6. Mejora de experiencia y personalización: recordar preferencias y contenidos relevantes mediante cookies y tecnologías similares, cuando lo autorices.
7. Gestión de proveedores: selección, evaluación y administración de contratos y pagos.
8. Cumplimiento de mandatos de autoridad: atención de requerimientos judiciales o administrativos.

Autorización del Titular

Solicitamos autorización previa, expresa e informada por medios verificables (p. ej., casillas de verificación, formularios web, cláusulas contractuales, medios electrónicos con registro de fecha y hora) y conservamos prueba de la autorización.
No se requiere autorización en los casos previstos por la ley (datos públicos, urgencia médica/sanitaria, requerimientos de autoridad, fines históricos/estadísticos/científicos), respetando los principios aplicables.

Derechos de los Titulares

Los titulares pueden:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Ser informados sobre el uso.
• Presentar consultas y reclamos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando proceda.
• Acceder a sus datos gratuitamente al menos una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales.

Procedimientos de consultas y reclamos

• Consultas: se responderán dentro de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días adicionales.
• Reclamos: se resolverán dentro de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días adicionales cuando sea necesario.

Canal: formulario de contacto indicado en el sitio.
Todas las solicitudes deben incluir identificación del titular o su representante, descripción de los hechos y documentos de soporte.

Encargados, subencargados y transferencias internacionales

Podemos compartir datos con Encargados y Subencargados que actúen siguiendo nuestras instrucciones y bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad equivalentes.
Cuando exista transferencia internacional, aplicaremos garantías apropiadas (p. ej., cláusulas contractuales, reglas corporativas vinculantes u otros mecanismos admitidos).
Mantendremos una lista maestra de subencargados disponible y notificaremos cambios relevantes con antelación razonable.

Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies y tecnologías similares para operar la Plataforma, entender su uso y, cuando proceda, ofrecer publicidad.
Mostraremos un banner con opciones “Aceptar todo / Rechazar no esenciales / Configurar” y un centro de preferencias para gestionar el consentimiento por categorías.
Consulta la Política de Cookies para detalles sobre terceros, finalidades y vigencias.

Seguridad de la información e incidentes

Implementamos medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso, uso o divulgación no autorizados, pérdida, alteración o destrucción.
Realizamos pruebas y mejoras continuas proporcionalmente al riesgo y naturaleza de los datos.

Gestión de incidentes y notificación a la autoridad

Ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales:

• Activaremos nuestro plan de respuesta.
• Registraremos y documentaremos el evento.
• Notificaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y, cuando sea exigido, a los Titulares, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la detección del incidente.

La notificación incluirá la naturaleza del incidente, datos comprometidos, medidas adoptadas y recomendaciones.

Conservación y supresión de datos

Conservamos los datos por el tiempo necesario para cumplir finalidades informadas, obligaciones contractuales, contables, tributarias y legales, o mientras exista relación con el Titular.
Cuando no sean necesarios y no exista deber legal de conservación, procederemos a su supresión o anonimización segura.

Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios normativos o de nuestros procesos.
Publicaremos la versión vigente en nebula123.com con la fecha de última actualización y, cuando los cambios sean materiales, te informaremos por los canales registrados.

Datos de niños, niñas y adolescentes

Nebula no dirige sus servicios a menores de edad.
No recolectamos deliberadamente datos de niños, niñas o adolescentes.

Aceptación

Al utilizar nuestras Plataformas, registrarte o suministrarnos datos por cualquier medio, declaras haber leído y aceptado esta Política y el correspondiente aviso de privacidad.

Aviso de Privacidad (resumen)

El responsable TMSOFT S.A.S. (NIT 900.293.377-2) tratará tus datos para prestar y mejorar los servicios de nebula123.com, gestionar la relación comercial y cumplir obligaciones legales.
Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, y a revocar la autorización.
Para ejercerlos, contáctanos. Para más información, consulta la Política completa.

Última actualización: 06 de octubre de 2025
Versión: 2.0